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01.06.2021

Zusammen(arbeit) digital

Video-Calls anstelle von Meetings im Büro, eine Chat-Nachricht anstelle von einem kurzen Ruf ins Nachbarbüro, Fernwartung anstelle von langen Anfahrtswegen und vor-Ort-Service. Noch vor wenigen Jahren konnten sich die wenigsten vorstellen, dass wir einmal so arbeiten. Aber: So sieht es heute aus. Wie gestalten wir unter diesen Umständen die Zusammenarbeit bei stoba? Das C|X Team hat bei der IT nachgefragt.

Aufstehen, Kaffeemaschine an, Laptop an, losarbeiten. So oder so ähnlich sieht bei vielen aktuell der Beginn eines Arbeitstages aus. Kein Im-Stau-stehen in der morgendlichen Rush Hour, kein Rennen zum Bus, weil man spät dran ist und kein Smalltalk mit den Kollegen und Kolleginnen auf dem Weg an den Büro-Schreibtisch. Spätestens mit Beginn der Coronapandemie erleben Menschen weltweit, was es bedeutet, ihren Job nicht mehr aus dem Firmenbüro, sondern von zuhause aus zu bestreiten - auch bei stoba.

Obwohl die virtuelle Zusammenarbeit hier nicht erst seit der Pandemie ein Thema ist: Schon 2018 wurde beispielsweise in Backnang damit begonnen, die technischen Grundlagen für mobiles Arbeiten zu legen. Eigene Firmenlaptops, VPN Zugänge, Schulungen im Umgang mit digitalen Plattformen und Rahmenwerke für die Arbeit zuhause ermöglichten es den Mitarbeitenden schon damals, an zwei Tagen im Monat mobil zu Arbeiten.

Wie sieht es heute aus?

Aus IT-Sicht sehr gut: Die technische Infrastruktur ist vorhanden, die digitalen Tools werden genutzt und angenommen. “Wir haben bisher nur gute Erfahrungen mit mobilem Arbeiten gemacht”, meint Steffen Pokel, Department Manager Business Applications in Backnang. Unter anderem, weil die grundlegenden Strukturen für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit schon vorhanden waren, bevor es durch die Coronapandemie wirklich darauf ankam. Dennoch hat sich seit den ersten Home Office Tagen einiges verändert: “Anfangs wurde danach gefragt, welche Aufgaben man überhaupt von zuhause aus erledigen kann”, berichtet Chief Digital Officer Ata Güleryüz. „Heute überlegt man sich, wofür man wirklich ins Büro muss.”

Eine Beobachtung, die zeigt, dass bei der virtuellen Zusammenarbeit vieles funktioniert: Denn Anwendungen wie Teams und Sharepoint ermöglichen es mittlerweile auch außerhalb der Firmenbüros im Austausch zu bleiben und effizient zu arbeiten – aber nur, wenn sie auch richtig genutzt und betreut werden.

“Wir haben bisher nur gute Erfahrungen mit mobilem Arbeiten gemacht”
Steffen Pokel Department Manager Business Applications

Die Vorteile des vermehrt digitalen Arbeitens liegen dabei auf der Hand: Mehr Zeit durch wegfallende Arbeitswege, mehr Flexibilität bei der Einteilung der Aufgaben und eine bessere Vereinbarkeit von Privatem und Beruflichem. Und gleichzeitig können genau diese Aspekte auch zur Schwierigkeit werden - Selbstorganisation, ständige Erreichbarkeit, Ablenkung und ganz Besonders: fehlender Kontakt zu den Kollegen und Kolleginnen.
Das sieht auch die IT-Abteilung. Bei der Digitalisierung wurde vor allem durch die Einführung des Intranets auf Basis von Sharepoint und Teams ein großer Schritt nach vorne gemacht, die Serviceplattform ONE Service bildetet mittlerweile ebenfalls Prozesse aus sechs verschiedenen Bereichen ab. “Für manche Themen muss man sich aber einfach vor Ort treffen und persönlich miteinander sprechen”, findet Sebastian Altmann, Department Manager IT Infrastructure in Backnang, und ergänzt: “So sehr wir die digitalen Möglichkeiten schätzen - den persönlichen Kontakt kann man eben nicht einfach so ersetzen.” Das IT-Team in Backnang versucht sich deshalb - nach Möglichkeit und sofern die Sicherheitsregeln es zulassen, alle zwei Wochen vor Ort zu treffen. Kadir Akyol, Head of IT bei stoba e-Systems, hat noch einen anderen Ansatz: In Weinstadt wurde auf Teams eine “Virtual Kitchen” eingerichtet, der die Mitarbeitenden jederzeit beitreten und sich spontan mit Kolleginnen und Kollegen austauschen können. “Onboardings beispielsweise machen wir aber auch bei uns nach wie vor immer vor Ort”.

Viel Austausch und regelmäßige Updates 

Gerade weil die persönlichen Kurzgespräche vor Ort fehlen, wird in der IT großen Wert auf Feedback und regelmäßige Updates aus den verschiedenen Abteilungen gelegt. Deshalb werden Digitalisierungsprozesse auf Sharepoint geteilt und über ONE Service genau dokumentiert. Auf beiden Plattformen gibt es bewusst Frage- und Kommentarfunktionen, über die Feedback eingeholt werden kann.
Jeden Monat gibt es bei der Backnanger IT außerdem ein virtuelles IT-Board Meeting mit den Bereichsleitern, in dem sie die Rückmeldung ihrer Mitarbeitenden weitergeben und über Digitalisierungsprojekte sprechen können. Steffen Pokel resümiert: “Das Angebot wird auch sehr gut angenommen und darüber sind wir dankbar – letztendlich können wir nur so technische Lösungen entwickeln, die wirklich den Wünschen der Abteilungen entsprechen.”

Ulrich Schwerin, Prokurist von stoba Customized Machinery, stimmt zu:

„Wir sind bei der Digitalisierung schon einen großen Schritt weitergekommen, aber die virtuelle Zusammenarbeit kann nur funktionieren, wenn wir sie alle gemeinsam gestalten.“
Ulrich Schwerin Prokurist von stoba Customized Machinery

Mit Blick in Zukunft lässt sich beim Thema virtuelle Zusammenarbeit natürlich noch etwas tun. “Wir müssen die Mitarbeitenden zum Beispiel noch weiter im Bereich Datenschutz schulen”, sagt Kadir Akyol. Auch Supportprozesse zwischen verschiedenen Standorten könnten noch weiter digitalisiert werden. “Über Teams könnten Mitarbeitende in der Produktion einfach Kollegen oder Kolleginnen an einem Standort in einem anderen Land anrufen und das Problem mit der Person direkt gemeinsam angehen”, erklärt Ata Güleryüz.

Insgesamt ist die IT sich einig: stoba ist im Bereich virtuelle Zusammenarbeit auf einem sehr guten Weg, wenn auch noch nicht ganz am Ziel.

 

Bildquelle: Chris Montgomery

Veröffentlicht 01.06.2021